Vom Mietvertrag bis zur Bedienungsanleitung fürs Elektrogerät: Im Laufe der Zeit sammeln sich zu Hause allerlei Dokumente, Verträge, Rechnungen und andere Papiere an, die man aufbewahren muss oder möchte.
Will man chaotischer Zettelwirtschaft vorbeugen, kann dann ein Frühjahrsputz der anderen Art Sinn machen, für den Papierkram quasi. «Weil man weiß manchmal doch gar nicht mehr, was man alles hat», sagt die Essener Ordnungsberaterin Petra Hermann, die auf betriebliche und private Büros spezialisiert ist.
Sie rät, Unterlagen generell einzuscannen und digital abzulegen – auf dem Laptop, einer externen Speicherplatte oder in der Cloud etwa. Und nur das in Papierform aufzuheben, was man auch wirklich noch als analoges Dokument braucht, den Mietvertrag beispielsweise oder die Unterlagen zu aktuellen Versicherungspolicen. Der Rest kommt dann – je nach Art des Dokuments am besten geschreddert – ins Altpapier.
Veraltete Unterlagen aussortieren
Ein klassischer Fall für die Tonne etwa: Bedienungsanleitungen. «Die sind ja oft in zig Sprachen verfasst und ich brauche meistens nur die zwei Seiten auf Deutsch», sagt Hermann. Genau die können man einscannen oder abfotografieren und unter entsprechendem Namen speichern.
Einmal jährlich oder je nach Bedarf kann man zudem die Ordner durchgehen und veraltete Papiere aussortieren, analoge Rechnungen oder Garantiescheine für Dinge beispielsweise, die schon älter sind. Der Frühjahrsputz für die Unterlagen kann zudem eine gute Gelegenheit sein, einmal zu überprüfen: «Ist der aktuellste Vertrag denn überhaupt, wo er sein soll?»
Dokumente nach Themen sortieren
Auch das generelle Ordnungssystem kann man einmal hinterfragen. Ein typischer Fehler laut der Ordnungsberaterin: Alle Unterlagen, Verträge und Co. chronologisch in Ordner heften. Da sind sie zwar erst mal verstaut. «Das bringt mir aber nichts, weil ich innerhalb des Ordners dann ewig suchen muss, um etwas zu finden.» Noch komplizierter werde die Sache, wenn jemand anderes einmal ein bestimmtes Papier heraussuchen muss, Angehörige etwa, weil man krank oder verreist ist.
Hermanns Tipp: Thematisch statt chronologisch vorgehen, also etwa einen Ordner nur für Angelegenheiten rund ums Haus anlegen. Oder aber den Unterlagenordner thematisch gliedern – und ein Verzeichnis einheften. Letzteres sollte man ihrer Ansicht nach generell tun – und hier gleich die wichtigsten Informationen rund um die dahinter einsortierten Unterlagen aufführen. Zum Stromvertrag also etwa die eigene Kundennummer und die Kontonummer des Anbieters. Geht es um den Mietvertrag, machen hier etwa die Kontaktdaten des Vermieters Sinn.
Sortiert man regelmäßig analoge Papiere aus, reiche in vielen Fällen dann auch ein einziger – thematisch sortierter – Ordner für alle Unterlagen rund um Wohnung, Versicherungen und Co., sagt Hermann. Und es muss auch gar nicht immer unbedingt der Ordner im Regal sein. Auch in Hängeregistern kann man Unterlagen thematisch sortiert – und platzsparend – aufbewahren.